آموزش Word - بخش هشتم

آموزش Word - بخش هشتم

تنظیمات صفحه تنظیمات صفحه (Page Setup) : با کلیک روی این نشانه Page setup ظاهر میشود قبلاً با این پنجره آشنا شده بودید حالا با کادر حاشیه ها (Margins) بروید . در گزینه From Edge دو گزینه بنام Header & Footer می بینید که محل درج متن سرصفحه و یا پائین صفحه را نسبت به لبه کاغذ نشان میدهد. سرصفحات و پا صفحات متفاوت (Header & Footer) : برای فعال کردن این گزینه باید از کادر Layout استفاده کنید.

 تفاوت سرصفحه و پاصفحه در صفحات زوج و فرد (Different odd & even) : در حالت عادی و قبل از اینکه در داخل این گزینه علامت تیک بزنید سرصفحه و یا پا صفحه های صفحات زوج و فرد همانند یکدیگرند یعنی اگر در صفحه 1 کلمه “بنام خدا ” را تایپ کنید ، این کلمه در تمام صفحات زوج و فرد تکرار میگردد. اما اگر در داخل این گزینه تیک بزنید حال سرصفحات و یا پا صفحات ، زوج با فرد متفاوت است یعنی میتوانید برای صفحات زوج یک سرصفحه و یا پا صفحه و برای صفحات فرد سرصفحه و یا پاصفحه دیگری داشته باشید. تفاوت سرصفحه و پا صفحه در صفحه اول (Different First Page) : معمولاً چون در صفحه اول، نام کتاب یا جزوه یا پایان نامه نوشته میشود ، لذا میتوان برای صفحه اول یک سرصفحه یا پاصفحه جدا تعریف نمود با زدن تیک داخل این گزینه سرصفحه و پاصفحه صفحه اول با دیگر صفحات متفاوت خواهد بود. آشکار و پنهان کردن متن پرونده آشکار و پنهان کردن متن پرونده (Show/Hide Document Text) : هنگامی که سرصفحه خود را باز میکنید، چنانچه به متن پرونده خود نگاه کنید این متن به رنگ خاکستری می باشد باکلیک روی این گزینه میتوانید از برنامه بخواهید تا متن پرونده را نمایش ندهد. توجه داشته باشید که کلیک روی این گزینه فقط موجب عدم نمایش متن پرونده میگردد، نه حذف آن . رفت و آمد بین سرصفحه و پا صفحه (Switch Between Header & Footer) : هنگامی که روی زیر منوی Header & Footer در منوی View کلیک میکنید تا سرصفحه شما باز گردد مکان نمای شما در داخل سرصفحه قرار دارد. با فشردن این نشانه مکان نما به داخل پا صفحه میرود اگر یکبار دیگر این نشانه را بفشارید مکان نما مجدداً از پا صفحه به داخل سرصفحه خواهد آمد و بدین ترتیب میتوانید در سرصفحه و پا صفحه رفت و آمد کنید البته میتوانید از کلیدهای Arrow Key یا جهت نما نیز استفاده کنید. نمـایش سرصفحه و پا صفحه در صفحه قبل و بعـد(Show previus) (Show next): چنانچه در Page setup جلوی گزینه Diffren odd & even علامت تیک قرار داده باشید، صفحات زوج و فرد با هم متفاوت خواهند بود. توسط کلیک روی این نشانه به سرصفحه و پاصفحه زوج و فرد میتوانید مراجعه کنید. بستن سرصفحه و پاصفحه با Close انجام میشود. علائم (Symbol) : Word به شما امکان میدهد تا از قلم های علائم استفاده کنید. با این قلمها حق تایپ ندارید فقط حق دارید تا برای درج علائم استفاده کنید علائمی مانند : فلش ، هواپیما، گوشی تلفن و… برای درج ایـن علائم در صفحه باید روی منوی Insert زیر منوی Symbol کلیک نمائید تا پنجره آن ظاهر گردد. تـوسط این کادر محـاوره ای میتوانید علائم مختلف را درج کنید. برای ایـن کار اول لازم است تا یکی از قلـم های علائم را انتخاب کنید. حال روی کاراکتر مورد نظر کلیک نمائید و بعد با کلیـک روی کلید Insert آن کاراکتر روی صفحه شما ( در محل مکان نما) درج خواهد شد. شما میتوانید برای کاراکتر مورد نظر کلید ترکیبی و میانبر نیز تعریف نمائید برای این کار: 1- کاراکتر مورد نظر خود را انتخاب نمائید. 2- روی کلید Shortcut key کلیک نمائید. 3- در قسمت Press new shortcut key کلید میانبر و ترکیبی را تعریف کنید. 4- روی دکمه Assign سپس دکمه Close کلیک نمائید. گلوله ها و شماره ها گلوله ها و شماره ها (Bullets & Numbering) : توسط این زیر منو که در منوی Format قرار دارد میتوانید به اول هر پاراگراف یک گلوله یا شماره اضافه کنید . البته میتوانید از نوار ابزار Formatting با کلیک بر روی دکمه های Bullets , Numbers نیز استفاده کنید که البته برای غیر فعال شدن دکمه های نوار ابزار میتوانید از کلید Backspace استفاده نمائید. گلوله ها (Bulleted) : توسط این پنجره میتوانید به ابتدای هر پاراگراف گلوله ای بیفزائید در این پنجره علائم مختلفی وجود دارد که میتوانید بجای استفاده از گلوله از آنها استفاده نمائید. اگر هیچکدام از نمونه های علائم مورد نظر شما نبود میتوانید توسط گزینه Costomize علائم دیگری را انتخاب کنید برای فعال شدن این گزینه باید هر چیزی را غیراز None انتخاب کنید با کلیک روی این گزینه پنجره دیگری باز میشود. اگر دکمه Font را بفشارید تغییر علائم را در کادر محاوره ای Font فقط در قسمت لاتین میتوانید اعمال کنید از قبیل تغیییر رنگ یا سایز قلم . اگر دکمه Bulleted را بفشارید وارد کادر محاوره ای Symbole میشوید و میتوانید یکی از علائم دلخواه را انتخاب کنید. در قسمت Bullet position میتوانید موقعیت گلوله خود را در سطر جابجا کنید. در قسمت Text Position میتوانید موقعیت متن را نسبت به گلوله مشخص کنید. میتوانـید متن خود را به گلـوله نزدیک و یا از آن دور کنید پس از تعیین این انتخاب ok را بزنید. شماره (Numbered) : توسط این کادر میتوانید بجای استفاده از گلوله در اول هر پاراگراف از شماره یا حرف استفاده کنید در این پنجره نمونه های مختلف شماره وجود دارد اگر هیچ یک مورد پسند شما واقع نشد میتوانید توسط گزینه Customize خودتان انتخابها را تعریف کنید. در قسمت Number Format نوع قالب شماره را میتوانید تعیین کنید و در قسمت Start at شما میتوانید مشخص کنید که اولین پاراگراف چه شماره ای داشته باشد . در قسمت Number position میتوانید موقعیت شماره را مشخص کنید و در قسمت Text position میتوانید مقدار تو رفتگی لازم را برای فاصله متن نسبت به شماره مشخص کنید. پاورقی پاورقی (Footnote) - جستجو (Find) - جایگزینی (Replace) - برو به (Go to) - استفاده از خطایاب - پاورقی (Footnote) : برای درج پاورقی باید از منوی Insert زیر منوی Footnote را انتخاب کنید. با انتخاب این منو پنجره ای ظاهر میگردد. پاورقی (Footnote) : با انتخاب این گزینه و زدن تائید ، مکان نما به پائین صفحه میرود و به شما اجازه میدهد تا توضیح مطلب خود را بنویسید البته میتوانید از کلید ترکیبی Alt+Ctrl+F نیز استفاده کنید. برای درج اولین پاورقی در پاراگراف اول مکان نما را بعد از کلمه راه انداز قرار دهید، حال از منوی Insert روی زیر منوی Footnote رفته کلیک نمائید. اکنون Footnote را تیک بزنید. حال کلید Ok را بزنید پس از زدن Ok مکان نما به پائین صفحه انتقال پیدا خواهد کرد و شما میتوانید توضیح پائین صفحه را بنویسید. با زدن ok خود برنامه بطور خودکار عدد یک را کمی بالاتر در محیط متن بعد از کلمه راه انداز قرار داده و همین طور عدد یک پائین صفحه را و از طرفی برا جدا کردن محیط متن و پاورقی خطی رسم کرده است . در کل میتوان گفت شما فقط یک درج پاورقی کردید و توضیح نوشتید اما برنامه دو عدد یک ( یکی در بالای متن و یکی در پائین متن ) درج کرد و خط جداکننده محیط و متن را نیز کشیده است . چنانچه قلم عددهای بالای متن کوچک هستند شما میتوانید سایز آنها را تغییر دهید. زمانی که روی کلمه در درون متن قرار بگیرید توضیح متن پائین صفحه را بشما در Box کوچکی نشان خواهد داد. در صورتیکه بخواهید پاورقی را از بین ببرید کافی است شماره بالای کلمه درون متن را بلوک کرده و کلید Delete را از صفحه کلید بفشارید. در صورتیکه بخواهید خط جداکننده محیط و متن را به وسط یا سمت راست یا چپ صفحه انتقال دهید مراحل زیر را دنبال کنید: 1- صفحه را از منوی View به حالت Normal ببرید. 2- از منوی View زیر منوی Footnots را انتخاب کنید توجه داشته باشید دستور Footnote را از منوی Insert فعال کرده باشید وگرنه این زیر منو برای شما فعال نخواهد بود. 3- زمانی که صفحه به دو قسمت تقسیم شد از Drap Down جعبه Footnote در صورتیکه Footnote را انتخاب کرده باشید و در جعبه Endnote در صورتیکه Endnote را انتخاب کرده باشید گزینه Footnote Separator را انتخاب کنید خط ظاهر شده و شما میتوانید از نوارابزار Formatting با استفاده از کلیدهای Center برای وسط چین کردن Align Right برای راست چین کردن و Align Left برای چپ چین کردن خط استفاده کنید. 4- شما میتوانید از منوی View حال پنجره را به حالت Page Layout ببرید. انتها نویس انتها نویس (Endnote) : با انتخاب این گزینه و درج آن ، توضیحات بجای آنکه در پائین صفحه قرار گیرند در انتهای متن یا انتهای هر بخش قرار می گیرند. شماره (Numbering) : شماره خودکار (Auto Number) : برنامه بطور خودکار شماره میزند. علائم (Custom Mart) : در این انتخاب میتوانید بجای استفاده از شماره یا حرف از علائم استفاده کنید ، در اینصورت برنامه برای پاورقی اول یکبار آن علامت را درج کرده و به همین ترتیب ادامه میدهد ؛ با کلیک روی Symbol میتوان علامت مورد نظر را انتخاب کرد. برای اینکه بتوان به دیگر امکانات پاورقی دسترسی پیدا کرده می توان روی گزینه Options کلیک نمود . در این گزینه دو کادر محاوره ای وجود دارد : همه پاورقی ها (All Footnote) : همانطور که گفته شد پاورقی معمولاً در پائین هر صفحه قرار دارد اما چنانچه خواستید میتوانید محل آن را در زیر متن نیز قرار دهید . معمولاً این انتخاب در کتابها استفاده نمی شود اما اجرای آن در برنامه وجود دارد : 1- در پائین صفحه (Bottom of Page) که این گزینه معمولاً متداول است. 2- در زیر متن (Beneath Text) که معمولاً متداول نیست. روش شماره گذاری (Number Format) : توسط این گزینه میتوان روش شماره گذاری را تغییر داد. شروع از (Start at) : معمولاً شروع اولین پاورقی عدد یک می باشد، اما اگرروی ادامه یک کتاب یا پرونده دیگر کار می کنید میتوانید شماره شروع را تغییر دهید. همه انتها نویس ها (All Endnote) : محل انتهانویس (Place at) : اگر بخاطر داشته باشید گفته شد محل انتها نویس ها در انتهای پرونده است . اما در صورت لزوم میتوان جای آنها را در انتهای هر بخش نیز تعریف نمود. 1- انتهای هر بخش (End of section) 2- انتهای هر پرونده (End of document) روش شماره گذاری (Number format) : توسط این گزینه میتوان روش شماره گذاری را تغییر داد. شروع از (Start at) : شماره آغازین را تغییر میدهد. شماره گذاری (Numbering) : الف) ادامه دار (Continuous) : انتخاب این گزینه موجب می شود تا شماره توضیحات بصورت مرتب پشت سر هم اعمال شود. ب ) شروع مجدد در هر بخش (Restart each section) : این انتخاب موجب خواهد شد تا پس از شروع هر بخش شماره ها مجدداً از یک آغاز شوند. تبدیل (Convert) : برای فعال شدن این گزینه ابتدا باید Footnote یا Endnote را انتخاب کرد. اگر یک پرونده را کامل تایپ کنید و در آن از پاورقی استفاده نمایید، به کمک کادر محـاوره ای All Footnote و با کلیک روی گزینه Convert میتوان تمام پاورقی ها را به انتها نویس تبدیل کرد. این گزینه در کادر محاوره ای All Endnote نیز وجود دارد و در صورت وجود انتهانویس، همه انتها نویس ها را به پاورقی تبدیل می کند. - جستجو(Find) : توسط این فرمان که در منوی Edit قرار دارد میتوان حروف و کلمات را جستجو کرد و یا میتوان از کلید ترکیبی Ctrl+F استفاده نمود. متنی را تایپ کنید. در قسمتFind از گزینه Find What کلمه ای را که جستجو می کنید تایپ کرده و Enter را بزنید تا اولین کلمه یافت می شود . حال با کلیک روی گزینه Find Next میتوانید به دنبال بقیه کلمه ( مورد نظر ) موجود در متن بگردید. در صورتیکه کلید More را فشار دهید کادر دیگری باز میشود. در این کادر میتوان برای جستجوی متن حساسیت هایی را ایجاد نمود. محدوده جستجو (Search) : اگر بخواهید در گزینه Find تمامی پرونده را جستجو کنید باید در انتخابها محدوده جستجو ALL باشد ( یعنی جستجو در همه پرونده ) . با انتخاب گزینه Down با باز کردن فهرست رو به پائین میتوان از برنامه خواست تا از محل مکان نما به پائین و با انتخاب گزینه UP از محل مکان نما به بالا را جستجو کرد. جایگزینی (Replace) : این زیر منو که در منوی Edit قرار گرفته به شما این امکان را میدهد تا به دنبال کلمه گشته و بتوانید آن را با کلمه دیگری جایگزین نمائید. برای دسترسی به این زیر منو از کلید فوری و ترکیبی Ctrl +H نیز میتوان استفاده نمود. برای انجام این کار کافیست در Find What کلمه مورد نظر را در Replace With کلمه ی جایگزین را وارد کرد. بقیه گزینه ها همان است که در فرمان Find در اختیار داشتید. اما در این پنجره دو گزینه دیگر بنام Replace, Replace All وجود دارد. گزینه Replace تک تک ، کلمه یافته شده را با کلمه جدید جایگزین میکند اما گزینه Replace All هر آنچه را که بیابد جایگزین خواهد کرد. برو به …..(Go To) : این زیر منو در منوی Edit وجود دارد و از کلید فوری Ctrl+G یا F5 یا دبل کلیک روی سمت چپ سطر وضعیت می توان به این کادر محاوره ای دسترسی پیدا کرد. اگر به شما بگویند در یک پرونده ی فرضاً 200 صفحـه ای به صفحه 42 بروید آیا فقط به کمک کلیدهای ویرایشی این کار را انجام میدهید ( یعنـی با کلیدهایی مثل Page Down, Page Up ) . این روش ، روش صحیحی نیست ، کافیست کلید فوری این زیر منو را بزنید. این گزینه به شما این امکان را خواهد داد تا به فرامین زیر دسترسی سریعتر داشته باشید. ُاستفاده از خطایاب خطایابی املایی و گرامری هنگام تایپ : علاوه بر کنترل املاء و گرامر کل مدرک در هر بار ، Word میتواند متن را هنگام تایپ نیز کنترل کند. کلماتی که در فرهنگ لغت وجود ندارند، با یک زیر خط موجدار قرمز رنگ و خطاهای گرامری با یک خط سبز رنگ مشخص می شوند. خطاها را می توان همان موقع یا هر زمان دیگری رفع نمود. برای کار کردن با یک کلمه یا عبارتی که با خطایاب خودکار املاء یا گرامر ، زیر خط دار شده است ، روی کلمه یا عبارت ، کلیک راست کنید. منویی ظاهر میشود که شامل پیشنهادات جایگزینی کلمـه ( در صورت پیدا شدن ) و چندیـن فرمان مرتبط است. برای خطاهای املایی ، انتخابهایی بصورت زیر وجود دارد : 1- متنی را تایپ کنید در صورت پیدا شدن زیر خط موج دار قرمز روی کلمه کلیک راست کنید. 2- برای جایگزینی کلمه با یکی از جایگزین های پیشنهادی ، روی کلمه جایگزین کلیک کنید. 3- برای چشم پوشی از تمام موارد مشابه در مدرک ، برروی Ignore All کلیک کنید. 4- برای اضافه کردن کلمه به فرهنگ لغت ، برروی Add کلیک کنید. 5- برای افزودن اشتباه تایپی به لیست ابتدا ، Auto Correct ابتدا را انتخاب کرده و سپس املای جایگزین مناسب را انتخاب کنید. 6- برای شروع یک خطایابی منظم ، روی Spelling کلیک کنید. تمام گزینه هایی که در بالا گفته شد در این کادر وجود دارد. هنگامی که روی یک خطای گرامری کلیک راست می کنید انتخابهای زیر به شما پیشنهاد میشوند : 1- یک جایگزین پیشنهادی برای درج در مدرک ، انتخاب کنید. 2- برای چشم پوشی از خطای موجود ، Ignore Sentence را انتخاب کنید. 3-برای شروع یک خطایابی گرامری منظم ، Grammar را انتخاب کنید. البته میتوانید از کلید ترکیبی F7 یا از نوار ابزار Standard کلید Spelling & Grammer را نیز انتخاب کنید. برای ظاهر کردن کلمات زیر خط دار با خطایابی خودکار املایی و گرامری از منوی Tools زیر منوی Option سپس برگ نشان Spelling & Grammer و گزینه های Check Grammer Spelling as you type, Spelling ، Check Spelling as you type راانتخاب کنید. و اگر مـدرکتان شامل کلمـات زیرخط داری با خطایابـی خودکار املایی و گرامری است و میخواهید زیـر خـط ها را پنهان سـازید، از منـوی Tools زیر منوی Option سپـس برگ نشـان Spelling & Grammer و گزینه های Hide Spelling Errors in This Document,Hide Grammatical Errors in This Document را برگزینید. برای نمایش دوباره زیر خط ها این دو گزینه را از انتخاب خارج کنید.