آموزش Word - بخش پایانی

آموزش Word - بخش پایانی

ایجاد جدول از طریق منوی جدول ایجاد جدول از طریق منوی جدول ( Draw Table) - امکان تغییر عرض خانه ها - امکان تغییر ارتفاع خانه ها - ادغام و حذف خانه ها - درج متن در محل های گوناگون یک خانه (Alignment) - تایپ عمودی ( Text Direction) - تقسیم خانه ها (Split Cells) - مساوی کردن عرض و ارتفاع خانه ها ( Distribute Columns Evenly) , ( Distribute Rows Evenly) - قالب بندی خودکار (Table Auto Format) - درج ستون(Insert Colmun) - درج ردیف( Insert Row) - درج خانه (Insert Cell) - حذف(Delete) - شکستن جدول (Break Table) - تکرار تیتر اصلی در جدول(Heading) - جدا کردن یک جدول به دو جدول مستقل(Split Table) - مرتب سازی (Sort) - ایجاد جدول از طریق منوی جدول ( Draw Table) : از منوی Table روی زیر منوی Draw Table کلیک نمائید باکلیک روی این گزینه نوار ابزار Table & Border ظاهر میگردد و گزینه قلم موجود روی این نوار ابزار به داخل میرود. روی مداد کلیک کنید. اکنون مداد در دست شماست ، به راحتی میتوانید با کلیک روی یک نقطه و کشیدن آن چهارگوشی که همان خط دور یا حاشیه جدول است ، رسم کنید.

حال نوبت کشیدن خط های وسطی جدول است . رسم این خط ها نیز آسان است کافیست تا از نقطه بالایی یک خط به سمت نقطه پائینی چهارگوش رسم کنید. برای ایجاد بقیه ستونها و ردیفها از همین روش استفاده کنید. - روش دیگر ایجاد جدول : این روش از طریق نوار ابزار استاندارد انجام میگیرد . برای درج جدول باید روی نشانه جدول که به نام Insert Table می باشد کلیک کنید. - امکان تغییر عرض خانه ها : برای آنکه بتوانید عرض خانه های خود را کم و زیاد کنید ، کافیست تا بین دو خانه قرار بگیرید با قرار گرفتن بین دو خانه نشانه شما به شکل یک فلش دو طرفه درخواهد آمد. حال با کشیدن خط به سمت دیگر یک خانه بزرگتر و خانه دیگر کوچکتر می گردد. اگر خواستید فقط یک خانه بزرگتر گردد نه یک ستون باید آن را بلوک کنید. برای انجام این کار باید نشانگر ماوس را بر روی آن خانه قرار داده و یک کلیک کنید تا خانه مورد نظر بلوک گردد. در این حالت است که با تغییر عرض خانه فقط عرض خانه بلوک شده در آن ردیف تغییر پیدا میکند. با قرار گرفتن بین خانه ها و جابجایی ستون فقط همان ستونی که روی آن قرار گرفته اید تغییر عرض پیدا خواهد کرد. - امکان تغییر ارتفاع خانه : همانطور که برای تغییر عرض ستون مابین دو ستون قرار گرفتید برای تغییر ارتفاع خانه ها نیز باید بین دو ردیف قرار بگیرید. اکنون میتوانید ارتفاع خانه ها را به دلخواه تغییر دهید. - ادغام و حذف خانه ها : برای آنکه بتوان خانـه ها را ادغـام و یا حـذف نمود باید از روی نوار ابزار Table & Border روی نشانه پاک کن (Eraser) و سپس روی خطی که وسط دو خانه قرار گرفته کلیک نمود .با انجام این عمل خط حذف شده و دو خانه تبدیل به یک خانه میگردد. این عمل را میتوان برای دیگر خانه ها نیز انجام داد تا خطوط جدول حذف گردند . با برداشتن این خطوط خانه های جدول ادغام یا حذف می گردند. - درج متن در محل های گوناگون یک خانه (Alignment) : برای آنکه بتوانید در محل های گوناگون یک خانه تایپ کنید کافیست روی خانه مورد نظر کلیک راست کنید. حال با انتخاب گزینه Alignment سه حالت مختلف برای قرار گرفتن متن در یک خانه در اختیار شماست این حالتها را می توانید از روی نوار ابزار مشاهده کنید. - تایپ عمودی ( Text Direction) : برای تایپ عمودی در جدول کافی است خانه مورد نظر را انتخاب کرده سپس کلیک راست نمائید. حال با انتخاب گزینه Text Direction متن به شکل عمودی تایپ خواهد شد. البته هر بار کلیک مجدد موجب چرخش به حالتی دیگر میگردد. این گزینه را میتوان از روی نوار ابزار یا از منوی Format انتخاب کرد. با کلیک روی این گزینه انتخاب نوع تایپ وجود دارد کافیست تا روی گزینه آن کلیک نموده و ok را بزنید. تعداد ستون ها (Number of Columns) : در این گزینه باید مشخص کنید که خانه یا خانه های انتخاب شده به چند خانه تقسیم شوند فرضاً اگر یک خانه انتخاب کرده باشید میتوانید عدد دو را در این گزینه وارد کنید تا یک خانه به دو خانه تقسیم شود. تعداد ردیف ها (Number of Rows) : در این گزینه می توان تعداد ردیفها را مشخص نمود. ادغام خانه ها قبل از تقسیم (Merge Cells Before Split) : توسط این گزینه میتوانید مشخص کنید که در صورت نیاز اول خانه های انتخابی با هم ادغام شده ( ادغام ) سپس عمل تقسیم انجام پذیرد. زمانی که دو خانه را بلوک می کنید با زدن کلیک راست Merge Cells ظاهر میشود یا میتوانید از نوار ابزار و یا از منوی Table استفاده کنید. - مساوی کردن عرض و ارتفاع خانه ها: برای مساوی کردن عرض و ارتفاع خانه ها دو نشـانه روی نـوار ابزار Table & Border وجود دارد یکی عرض خـانه ها را مساوی کرده(Distribute Columns Evenly) و دیگری ارتفاع خانه ها را مساوی می نماید (Distribute Rows Evenly) این دو گزینه را در منوی Table میتوانید بیابید. قالب بندی خودکار قالب بندی خودکار (Table Auto Format) این زیر منو که در منوی Table قراردارد این امکان را ایجاد می کند تا از طرح های پیش آماده برنامه Word استفاده کنید. با کلیک روی این زیر منو پنجره ای ظاهر میشود. در سمت چپ توسط گزینه Formats انواع و اقسام طرح های آماده را در اختیار دارید. پس از تایپ جدول و بلوک آن کافیست یکی از این طرحها را انتخاب کنید. با انتخاب طرح مورد نظر تمامی جدول شما به شکل نمونه انتخابی در خواهد آمد. 1- تائید قالبها (Format To Apply) : الف) کناره ها (Borders) : توسط این گزینه میتوان خطهای جدول را برداشته یا گذاشت. ب ) سایه(Shading) : توسط این گزینه میتوان از انواع و اقسام سایه در جدول استفاده نمود. ج ) قلم (Font) : توسط این گزینه انواع و اقسام مختلف قلمها را می توان در جدول بکار برد. د ) رنگ (Color) : توسط این گزینه این امکان را دارید تا از رنگهای مختلف در جدول استفاده کنید. ( البته در صورتیکه چاپگر رنگی در اختیار داشته باشید). ه ) جمع کردن خودکار (Autofit) : این گزینه موجب جمع شدن و مرتب شدن جدول میگردد. توجه : اگر داخل این گزینـه ضربدر نزنید با ضربدر زدن داخل گزینه ی سایه فقط از ترام های بین سفید و مشکی برای رنگهای داخل جدول استفاده میشود. - تائید قالبهای ویژه (Apply Special Formats to) : با انتخاب این گزینه میتوانید مشخصات تیتر اصلی را تغییر جلوه دهید. الف ) سرتیتر ردیف (Heading Rows) : کلیک روی این انتخاب موجب خواهد شد تا ردیف اول بعنوان تیتر اصلی قرار بگیرد. ب ) ستون اول (First Column) : کلیک روی این انتخاب موجب خواهد شد تا ستون اول بعنوان تیتر اصلی در نظر گرفته شود. ج ) ردیف آخر (Last Row) : کلیک روی این انتخاب موجب خواهد شد تا ردیف آخر سرتیتر اصلی در نظر گرفته شود . نمونه این جدول بیشتر در هنگام تایپ سندهای حسابداری مورد استفاده قرار می گیرد که ردیف انتهایی ( یا جمع ) بعنوان تیتر می باشد. د ) ستون آخر (Last Colmun) : کلیک روی این انتخاب موجب خواهد شدتا ستون آخر بعنوان سرتیتر اصلی در نظر گرفته شود. امکان این که دو تیتر اصلی داشته باشیم نیز وجود دارد . کافیست بر روی دو گزینه کلیک کنیم. درج ستون درج ستون(Insert Colmun) : برای اضافه کردن یک ستون می توان از منوی Table زیر منوی Insert Colmun را انتخاب نمود . - درج ردیف( Insert Row) : برای اضافه کردن یک ردیف می توان از منوی Table زیر منوی Insert Row را انتخاب نمود. - درج خانه (Insert Cell) : برای اضافه کردن یک خانه می توان از منوی Table زیر منوی Insert Cell را انتخاب نمود . حذف(Delete) : برای حذف یک ستون ، یک ردیف یا یک خانه می توان از منوی Table زیر منوی Delete را استفاده کرد. شکستن جدول (Break Table) در طول صفحه: بر روی ردیفی که میخواهید در صفحه بعد ظاهر شود کلیک کرده و Ctrl+Enter را بفشارید. - تکرار تیتر اصلی در جدول(Heading) : قبل از دانستن این نکته باید بدانید که در یک جدول بالاترین ردیف بعنوان تیتر اصلی در نظر گرفته میشود. حال اگر بخواهید این تیتر اصلی جدول در تمامی صفحات ( هنگامی که جدول در چند صفحه پشت سرهم تایپ میشود) تکرار شود کافیست مکان نما را روی تیتر اصلی قرار داده و از منوی Tableروی زیر منوی Heading کلیک نمائید. این عمل موجب خواهد شد که این تیتر اصلی در تمامی صفحات پشت سر هم تکرار گردد. جدا کردن یک جدول به دو جدول مستقل (Split Table) : برای تقسیم یک جدول بخشی را که میخواهید اولین قسمت Table دوم باشد کلیک و بلوک کنید در منوی Table زیر منوی Split Table را انتخاب کنید. مرتب سازی (Sort) : توسط این زیر منو که در منوی جدول قرار دارد میتوان ستونها را مرتب کرده و حتی میتوان از نوار ابزار Table & Border نیز از دو گزینه Sort Ascending (مرتب سازی صعودی ) و گزینه Sort Descending ( مرتب سازی نزولی ) استفاده نمود. در کادر محاوره ای Sort میتوان به ترتیب سه ستون را مرتب نمود. در گزینه Sort by باید نام ستونی را که قصد مرتب سازی آن را دارید وارد کنید. در گزینه Type مشخص کنید در خانه ها چه تایپ شده که برای آن سه انتخاب وجود دارد 1- متن 2- شماره 3- تاریخ اگر گزینه Ascending را انتخاب نمائید مرتب سازی صعودی انجام میشود و اگر گزینه Descending را انتخاب نمائید مرتب سازی نزولی انجام می پذیرد. توسط گزینه های Then by میتوان ستونهای دیگر را نیز مرتب کرد. ( البته به شرطی که موجب برهم زدن ستون اولی که برای مرتب سازی تعیین شده نگردند). توسط گزینه My list has باید مشخص کنید که آیا سرتیتر دارید یا خیر؟ اگر دارید باید بر روی Header row کلیک کنید تا آن را هنگام مرتب سازی جابجا ننماید. مفهوم ماکرو مفهوم ماکرو (Macro) - ضبط و اجرای ماکرو - کار با شیوه ها (Style) - علائم (Book Mark) - مفهوم ماکرو (Macro): ماکرو ها برنامه های کوچکی هستند که برای خودکار کردن وظایف تکراری بکار میروند. - ضبط و اجرای ماکروها : ضبط ماکروها شبیه به ضبط یک نوار از تمام مراحلی است که برای انجام یک وظیفه اجرا میکنید با این وجود، ضبط کننده ماکرو دارای بعضی از محدودیت هاست برای جابجایی نقطه درج ، نمی توان از ماوس استفاده کرد، زیرا ضبط کننده ماکرو، جابجایی های ماوس را ضبط نمی کند. به جای استفاده از ماوس برای انتخاب ، کپی یا جابجایی عناصر توسط کلیک یا درگ کردن ، بایستی از صفحه کلید استفاده کنید. با این وجود، هر جابجایی ماوس که منوها ، دکمه ها و فرمانها را فعال میکند، ضبط میشود. برای ضبط یک ماکرو مراحل زیر را انجام دهید : 1- از منوی Tools زیر منوی Macro و سپس گزینه Record Macro را انتخاب کرده یا روی REC در نوار وضعیت دابل کلیک کنید. کادر محاوره ای Record Macro ظاهر میشود. 2- در کادر Macro Name نامی را برای ماکرویی که میخواهید ضبط کنید تایپ نمائید بخاطر داشته باشید بین کاراکترهای تایپ شده نباید فضای خالی وجود داشته باشد یا از نمادها استفاده کنید. 3- بـرای تعیین ماکرو به یک نوار ابزار یا منـو روی Toolbars کلیک کنید هنگامی که کادر محاوره ای Customize ظاهر میشود از بـرگ نشان Command گزینـه Macros را انتخاب کنید از کادر روبرویی Command گزینه Anormal. New Macros. Macro1 را درگ کرده و بر روی یکی از نوار ابـزارها جای دهید. در صـورتی که بخواهید از کلید میانبر استفاده کنید در Press New Shortcut Key کلید میانبر خود را تعریف نموده که معمولاً از کلید ترکیبی Alt استفاده کنید بهتـر است سپس روی دکمه Assign کلیک کنید. 4- مراحل را انجـام داده ، فرمانها را انتخاب کرده و دستوراتی را برای اجرای وظیفه ای که ماکرو را ایجـاد می کنند ، وارد کنید. ضبط کننـده ماکرو آنها را همانطور که شما انجام میدهید ضبط می کند. نوار ابزار Stop Recording روی صفحه ظاهر می شود و اشاره گر ماوس دارای یک نـوار کاست کوچک است که به آن ضمیمه شده است. ماننـد یک ضبط نوار ، میتوان ضبط ماکرو را بطور موقتی متوقف کرده و سپس از محـل قطع، ادامه داد. برای قطع موقتی ضبط ، روی دکمـه Pause Recording از نوار ابـزار Stop Recording کلیک کنید. برای ادامه ضبط، روی همان دکمه کلیک کنید. قطع موقت سبب عدم ضبط بخشی از ماکرو نخواهد شد. 5- هنگامـی که کار تمام شد و میخواهید ضبط را قطع کنید روی دکمـه Stop Recording در نوار ابزار Stop Recording کلیک کنید برای اجـرای ماکـرویی که ایجـاد کرده اید یکـی از کارهـای زیر را انجام دهید : روی دکمه ای که به نوار ابزار اضافه کرده اید کلیک کنید. کلید های ترکیبی که بصورت کلید میانبر ایجاد کرده اید را فشار دهید. کلید های ALT+F8 را فشار دهید تا کادر محاوره ای Macros ظاهر شود نام ماکرو مورد نظر را انتخاب کرده و سپس روی Run کلیک کنید. از منوی Tools زیر منوی Macro و سپس گزینه Macros را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای Macros ظاهر شود نام ماکرویی که میخواهید بکار ببرید را انتخاب کردو و سپس روی Run کلیک کنید. برای حذف ماکرو میتوانید کلید های ALT+F8 را فشار دهید تا کادر محاوره ای Macros ظاهر شود نام ماکرو مورد نظر را انتخاب کرده و سپس روی Delete کلیک کنید. کار با شیوه ها (Style) : شیوه های Word امکان داشتن قدرت و قابلیت انعطاف در هنگام قالب بندی مدرک را ارائه میدهند. - تعیین شیوه برای متن : برای تعیین یک شیوه پاراگرافی برای چندین پاراگراف ، پاراگرافها را انتخاب کنید. برای تعیین یک شیوه پاراگرافی برای یک پاراگراف ، مکان نما را در محلی از پاراگراف قرار دهید برای تعیین یک شیوه کاراکتری ، متن مورد نظر را انتخاب کرده و سپس اعمال زیر را انجام دهید: 1- در نـوار ابزار Formatting روی فلش رو به پائین Style کلیک کنید تا لیستی از شیوه های قابل دسترس با نام هر شیوه که در قلم شیوه نمایش داده شده است را مشاهده کنید. نمادهای موجود در لیست نیز نشان میدهند که شیوه یک شیوه پاراگرافی یا کاراکتری است و ضمناً اندازه قلم و ترازبندی آن را نمایش میدهند. 2- شیوه مورد نظر را با کلیک کردن روی نام آن ، انتخاب کنید. شیوه به متن مشخص شده اعمال میشود. 3- البته شما میتوانید از کلید های ترکیبی Ctrl+Shift+S و استفاده از کلید های Arrow Key و زدن Enter شیوه مورد نظر خود را انتخاب و اعمال نمائید. ایجاد و اعمال یک شیوه جدید : شما محدود به استفاده از شیوه های تعریف شده Word نیستید . برای تعریف یک شیوه مراحل زیر را انجام دهید: 1- از منوی Format روی زیر منوی Style کلیک کنید. 2- روی دکمه New کلیک کنید. کادر محاوره ای New Style ظاهر میشود. 3- گزینه های شیوه را بصورت زیر تنظیم کنید: در کادر متن Name نام شیوه جدید را وارد کنید. از لیست بازشو Style Type ، انتخاب Paragraph را برگزینید. اگر میخواهید شیوه جدید بر اساس یک شیوه موجود باشد، روی فلش بازشو Based on کلیک کرده و شیوه پایه مورد نظر را از لیست انتخاب کنید. اگر میخواهید شیوه جدید، بخشی از الگویی باشد که مدرک جاری بر اساس آن است، گزینه Add to Template را انتخاب کنید. اگر این گزینه را انتخاب نکنید، شیوه جدید فقط در مدرک جاری قابل دسترس خواهد بود. اگر میخواهید تغییرات قالب بندی بطور مستقیم به پاراگراف های قالب بندی شده با این شیوه ارائه شوند، گزینه Automatically Update را انتخاب کنید( فقط برای شیوه های پاراگرافی قابل دسترس است) تا بطور خودکار به تعریف شیوه اضافه شوند. روی دکمه Format کلیک کرده و قالب بندی و تغییرات را از گزینه ها انتخاب کنید. برای بازگشت به کادر محاوره ای Style روی Ok کلیک کنید. برای تعیین شیوه جدید برای متن یا پاراگراف جاری ، روی Apply کلیک کرده و یا برای ذخیره تعریف شیوه جدید بدون اعمال آن به متنی ، روی Close کلیک کنید.• علامت گذاریBook Mark چیست ؟ یک بخش از محلی در سند است که ما برای مراجعه بعدی آن را نامگذاری یا مشخص می کنیم. نمایش Book Mark در سند : - در منوی Tools روی زیر منوی Option کلیک کرده سپس برروی برگ نشان View بروید. - گزینه Book Mark را انتخاب کنید. - اگر Book Mark را به بخشی اختصاص داده اید Book Mark در بین دو کروشه (]. . . [ ) در صفحه ظاهر میشود. اضافه کردن Book Mark در سند : 1- در محلی که میخواهید به آن یک Book Mark اختصاص دهید انتخاب نمائید تا در جایی که میخواهید Book Mark درج کنید کلیک نمائید. 2- در منوی Insert روی زیر منوی Book Mark کلیک نمائید. 3- در زیر Book Mark name اسمی را تایپ کرده یا انتخاب نمائید. 4- روی Add کلیک کنید. توجه داشته باشید اسم باید با یک حرف الفبا شروع شود و میتواند شامل عدد هم باشد ولی نمیتوان از علائم استفاده نمود. حذف یک Book Mark : در منوی Insert زیر منوی Book Mark کلیک نمائید ( قبل از هر چیز باید متن یا بخش را انتخاب کنید). روی اسم Book Mark دلخواه که قصد حذف آن را دارید کلیک کرده سپس روی Delete کلیک کنید. رجوع به یک Book Mark معین : 1- در منوی Insert زیر منوی Book Mark کلیک نمائید. 2- در Sort By روشی که میخواهید اسامی Book Mark ها را نمایش دهید انتخاب کنید. 3- اگر میخواهید Book Mark های مخفی را نمایش دهید کادر Hidden Book Mark را انتخاب نمائید. 4- در زیر Book Mark روی اسم Book Mark مورد نظری که میخواهید به آن بروید کلیک کنید. 5- روی Go To کلیک نمائید. البته میتوانید با کمک کلید ترکیبی Ctrl+Shift+F5 به کادر محاوره ای Book Mark دسترسی پیدا کنید.