X
تبلیغات
پیکوفایل
رایتل

آموزش فناوری دانلود

آشنایی با Microsoft Office 2003

 آشنایی با Microsoft Office 2003

 

ویژگی جدید فراوانی برای کاربران حرفه ای به این ویرایش افزوده شده، ولی آیا ضرورتی دارد که کاربران خانگی هم نرم افزار خود را ارتقاء دهند ؟


نصب وراه اندازی
همچون ویرایش های یش می توانید اجزای مختلف را روی دیسک نصب کنید یا آنها را به صورت “ first-time use ” نصب نمایید ( در این حالت فایل های مربوط به یک بخش از نرم افزار هنگامی که برای اولین بار فراخوانی می شوند، به محل مخصوص خود کپی می شوند)‌ و یا این که برخی از آنها را اصلا نصب نکنید. گزینه آخر زمانی سودمند است که هرگز نیازی به نوارها (tabs ) و لیست های یک ویژگی خاص ندارید. یک گزینه دیگر نیز در اختیار است که البته همچون گزینه“ first-time use ” در فضای دیسک سخت صرفه جویی نمی کند ولی این امکان را به شما می دهد که فایل های نصب شدنی را روی دیسک نگه دارید. در این صورت همین که بخواهید برای اولین بار از قابلیت های بخش های مربوط استفاده کنید. فایل ها خود به خود از دیسک سخت خوانده و به محل مناسب کپی می شوند. حجم فایل های مربوط به امکانات اصلی Publisher, Outlook, powerpoint, Excel, Office pro-word و Access در مجموع 509 مگابایت است. علاوه بر این 227 مگابایت فایل نصبی اختیاری نیز موجود است. این ویرایش از Office تقریبا 200 مگابایت حجیم تر از ویرایش پیشین آن است که البته برای سخت- دیسک های امروزی چیزی به حساب نمی آید. تفاوت دیگرش با ویرایش های پیشین این است که این بار به Windows 2000 SP3 یا Windows XP نیاز دارید: Office 2003 روی ویندوزهای قدیمی تر اجرا نمی شود. همانند Office XP می بایست این محصول را هم روی اینترنت یا توسط تلفن همراه فعال کنید. فعال سازی از راه اینترنت تنها چند ثانیه طول کشید و بدون این که نیازی به وارد کردن چیزی از سوی کاربر باشد، فقط می بایست چند بار کلیک کنید. گرچه روزآمد سازی ویرایش Office XP فقط Outlook را در برنداشت- که می بایست روزآمد می شد- این فرآیند بسیار خوب انجام شد و همه تنظیمات همانند آنچه در Office XP بود، حفظ شد.

ظاهر تازه
گرچه منوها و نوار ابزارها تغییر شدید و چشم گیری نکرده اند ولی به گونه ای متفاوت به نظر می رسند. ظاهر تخت و بی پیرایه آفیس XP و 2000 دستخوش تغییر شده است: جعبه ابزارها و نوارهای حاشیه ای منوها با یک انحنای استوانه ای برجسته و قابل لمس شده اند. دکمه ها و سرمنوها زمانی که نشانگر ماوس روی آنها قرار می گیرد نارنجی کم رنگ می شوند و اگر آنها را بفشارید رنگ نارنجی آنها پر رنگ می شود. اینها گذشته از جذاب کردن محیط کار، به رویت پذیری اجزای محیط کار می افزایند، مثلا به راحتی متوجه می شوید که آیا حالت پر رنگ انتخاب شده است یا نه. گذشته از جنبه های ظاهری این ویرایش می توان گفت که آنچه Office 2003 را بیش از همه خواستنی می کند در سه حرف خلاصه می شود – XML . این نیز همانند HTML یک mark-up language است و از برچسب ها تشکیل می شود. اما در حالی که HTML در درجه اول متوجه ظواهری مانند ‹ Font › است،برچسب های XML می توانند به محتوا آدرس دهی کنند و با توجه به طرح کلی ( Schema ) تعریف شوند. بنابراین، به عنوان نمونه گروهی از تولید کنندگان پنیر می توانند یک برچسب ‹ Bordeaux › تعریف کنند که نشان می دهد داده ای با این برچسب دربردارنده اطلاعاتی از پنیر تولید بردو است. علاوه بر این، مستنداتی که با فرمت XML ذخیره شده اند را می توان با موتورهای دیگر پردازش داده بر پایه نوع داده شان مورد جست و جو قرار داد، نه فقط بر پایه کلمه های ساده. برتری این روش روشن است- مانند این است که برای پیدا کردن اطلاعات یک پرواز به خصوص از یک موتور جست و جو مناسب مانند Expedia استفاده کنید، نه این که عبارت “ flight+tehran+rome+Tuesday ” در Google تایپ کنید. XML را همچنین می توان توسط سرویس های وب برای انجام کارهایی چون فعال کردن یک نرم افزار ثبت سفارش در جهت کار با یک برنامه کنترل سهام در یک سازمان یا سازمان های مختلف به کار گرفت.

جست و جو
ویژگی بعدی پنجره Research است و زمانی که آفیس فعال شود به صورت مجموعه ای از منابع برخط ( Online ) و نابرخط ( Offline ) شکل می گیرد. منظور از منابع نابرخط، thesaurus واژنامه و منظور از منابع برخط، Gale,Factiva,Elibrary,Microsoft Encarta و Commpany profiles است. هنگامی که جست و جو انجام می دهید، پنجره Research با یافته های فشرده ای انباشته می شود که هر کدام در زیر منبع خود گرد آمده اند و شامل یک لینک به مقاله اصلی هستند. با اینکه یک نمایش این چنینی از قابلیت کاری XML خیره کننده است،ولی انچه واقعا به دست می آید کمتر از چیزی است که در برابر دیدگان شما قرار می گیرد. ما بسیاری از لینگ هایی به مقاله های Encarta اشاره داشتید را امتحان کردیم. این لینک ها در بیشتر مواقع به “‌ Pay to join ” منتهی می شدند و این در حالی بود که یک جست و جوی مستقیم در Encarta ، مقاله را به صورت کامل و به رایگان در اختیار ما قرار می داد. لینک هایlibrary E و Factiva نیز بدون پرداخت امکان دسترسی به مطلب را فراهم نمی کردند، گرچه بسیاری از مطالب Factiva برگرفته از صفحات Observer,BBC و Times بودند که به راحتی از سایت های خودشان قابل دسترسی هستند. با وجود این که می توانید خدمات جست و جو را مطابق نیاز خود تنظیم کنید ولی امکان افزودن سایت های دلخواهی همچون Wikiped و Google را ندارید. این تا حدودی شرم آور است و ما را به این نتیجه می رساند که این ویژگی نه برای فنی کردن دانش کاربر، بلکه برای غنی کردن جیب شرکای مایکروسافت در نظر گرفته شده است. اعلام شده است که قرار است یک قرار داد با آمازون ( http://www.amazon.com ) بسته شود تا کاربران بتوانند با انجام یک دان لود ( download ) رایگان، از امکان جست و جو در آمازون نیز بهره مند شوند. بدین ترتیب می توان جزییات کتاب ها با جلد آنها را به صورت مستقیم به آفیس کپی کرد یا اینکه بدون ترک محیط آفیس کتاب خرید. نکته مثبتی که می توان به آن اشاره کرد، امکان ترجمه است که توسط Worldlingo فراهم شده است. ما توانستیم یک مستند 3000 کلمه ای ورد را در عرض چند ثانیه از انگلیسی به فرانسه ترجمه کنیم. متن ترجمه شده در یک پنجره IE پس داده شد. کیفیت ترجمه با توجه به این که توسط یک ماشین انجام شده بود، قابل قبول می نمود. ولی باید گفت که هیچ کس انتظار ندارد ترجمه URL هایی که به .co.uk منتهی می شوند در زبان فرانسوی به صورت .co.r-u باشد! هنوز جا دارد زبان های بیشتری افزوده شوند- مانند یونانی، روسی و چینی. بخش دیگری از Task Pane که می توان از آن سخن گفت Shared Workspace است که در Powerpoint, Excel, word موجود است که برای ایجاد تبادل میان اعضای یک تیم در نظر گرفته شده است. اعضای یک تیم می توانند بدین وسیله مستندات خود را روزآمد کنند، وظایف را مشخص کنند و لینک هایی که به منابع خارجی دارند به اشتراک بگذارند.

حقوق
محافظت از مستندات و صفحات گسترده به وسیله کلمه عبور چیزی است که از مدت ها پیش در اختیار کاربران قرار داشته است ولی مایکروسافت این روش را یک گام به جلوتر برده است و به ابزاری دست یافته که مدیریت حقوق اطلاعات ( Information Rights Management ) نام گرفته است. به وسیله این ابزار که تنها در ویرایش حرفه ای یا در برنامه های مستقل ( Standalone ) موجود است، نویسنده یا صاحب یک مستند می تواند دسترسی را بنا به کاربر محدود کند. برای بهره مندی کامل از این خدمت، سازمان شما می باید به یک سرویس دهنده مدیریت حقوق مجهز شود، در غیر این صورت می بایست با ثبت یک گذرگاه Net . رایگان در مایکروسافت به صورت آزمایشی از آن استفاده کنید.

Word
علاوه بر نمایش ( view ) های معمولی ( Normal )،طرح چاپ ( Print Layout )، وب و طرح کلی ( Outline )، ورد به یک نمایش تکمیلی دیگر نیز مجهز شده که Reading view نام دارد. این وضعیت نمایش که در درجه اول برای کاربران لپ تاپ طراحی شده است آن قدر که از نامش بر می آید مسخره نیست. این نمایش همه جعبه ابزارهای اضافی را پنهان می کند و به صورت اختیاری نقشه مستند یا تصاویر کوچک ( thumbnail ) صفحه جدید را نشان می دهد، خط پوشانی ( Line-wrapping ) طرح را نادیده می گیرد و مستند را روی سطحی کاغذ مانند نمایش می دهد. در این وضعیت هنوز هم می توانید متن را ویرایش کنید، ابزارهای نشانه گذاری را به کاربرید و تا حد دلخواه زوم کنید. همان طور که پیشتر ذکر شد می توانید مستندات را در فرمت XML ذخیره کنید. اگر از ویرایش حرفه ای آفیس استفاده می کنید، می توانید یک طرح کلی XML به هر مستند از دیالوگ های قالب ها یا Add-ins الحاق کنید. برخلاف تیم اکسل، توسعه دهندگان ورد هرگز نتوانسته اند به طور کامل بر چالش های قرار دادن دو مستند در یک پنجره و در کنار یکدیگر غلبه کنند. آنها در آفیس 2000 به کلی از خیر این قابلیت گذشتند، به طوری که هر مستند در نمونه جداگانه ای از برنامه به نمایش در می آمد. این کار در آفیس XP ممکن است ولی نیازمند انبوهی از تغییرهای دستی انداره ها است. ورد 2003 تا حدودی بهتر است و یک دستور “ Compare-side-by-side “ در آن پیش بینی شده است. نامناسب بودن رابط گرافیکی موضوع آزاردهنده دیگری است که دستخوش بهبودی نشده است ، هنوز هم لازم است 10 بار کلیک کنید تا به پوشه ای که مثلا در لایه سوم قرار دارد برسید.

اکسل
کاربران اکسل به جز بستر مشترک XML ، مدیریت حقوق و Wokspace برای به اشتراک گذاری از چند مورد دیگر نیز بهره مند می شوند. مستندات هوشمند مانند قالب های Supercharched ( Supercharged templates ) کار می کنند و می توانند مثلا به عنوان گزارش و فاکتور هزینه های انجام شده در یک ماموریت اداری به کار روند. این مستندات هوشمند خود فیلدهایی که از آنها اطلاع دارند- مانند نام و بخش شما- را پر می کنند و پس از این که شما سایر جزییات را پر کردید، آن را به رئیس تان می فرستد. کارکردهای لیست ها بهبود یافته اند و با فضای کاری ( Workspace ) به صورت مشترک کار می کنند، برخی توابع آماری مانند CRITBINOM و HYPGEMDIST بهتر شده اند و همانند آنچه در ورد وجود دارد، می توان مستنداتر را پهلو به پهلو ( side by side ) نمایش داد.

Powerpoint
بالاخره، پس از یک انتظار طولانی powerpoint به یک نمایش دهنده مستقل ارتقاء پیدا کرد که روی ویندوز 98 و ویندوزهای بعدی اجرا می شود. یک CD وجود دارد که به همراه Windows xp burner یا به کمک نرم فزار دیگری روی ویندوز 2000 کار می کند. یک جعبه ابزار نمایش اسلاید جدید امکاناتی برای یادداشت کردن یا روشن کردن بخشی از متن و دکمه هایی برای جهت یابی در اختیار می گذارد. و کاربران از همان مدیریت حقوق اطلاعات و فضای کاری مشترک که در ورد اکسل وجود داشت در محیط Powerpoint نیز برخوردارند.

اکسس
اکسس از شماری بهبودی کوچک بهره مند شده است. از این میان می توان به فعال سازی برچسب های هوشمند موجود در ورد و اکسل XP اشاره کرد. می توانید اطلاعات مربوط به وابستگی اشیای بانک اطلاعاتی را به رو به بالا و رو به پایین ببینید. یک سیستم کنترل خودکار خطا در فرم ها و گزارش ها موجود است. مورد دیگر رشد و گسترش خودکار خاصیت های فیلدهاست، یعنی زمانی که خواص یک فیلد ارث برده را جرح و تعدیل می کنید، کنترل های وابسته به آن فیلد بنا به وضعیت روزآمد می شوند. همچنین یک ویژگی پشتیبان گیری جدید موجود است که به شما امکان ذخیره کردن یک نسخه موضعی از بانک اطلاعاتی را پیش از اعمال تغییرات بزرگ می دهد.

Outlook
بی گمان outlook را می توان از لحاظ میزان توجهی که به آن شده فرزند ناز پرورده این خانواده دانست. ظاهر این نرم افزا ربه طور کامل تغییر کرده است. برای مثال هنگام خواندن یک نامه الکترونیکی صفحه به سه بخش تقسیم می شود. کادر Navigation که در سمت چپ قرار دارد لیستی از پوشه های میل را نشان می دهد همین طور دکمه های جهت یابی برای رفتن به بخش های دیگر outlook . کادر میانی لیستی از موارد موجود در پوشه جاری را نشان می دهد و در سمت راست کادری برای خواندن قرار دارد که جایگزین کادر preview پیشین شده است. در این وضعیت نه تنها متن بیشتری نمایش داده می شود بلکه همچون ورد بر قابلیت خوانایی متن نیز تاکید شده است. هنوز هم می وانید با دوبار کلیک کردن بر روی یک مورد آن را در یک پنجره جداگانه به نمایش درآورید. ولی مساله این است نیازی به این کار پیدا نمی کنید. بهسازی های outlook فراتر از حد تجملات و زیبایی است. گزینه ای برای بلوکه کردن محتوا خرجی یک پیغام وجود دارد. مثلا بدین ترتیب از دسترسی کامپیوتر شما به گرافیک های موجود در سرویس دهنده فرستنده جلوگیری می شود. این نیز می تواند به نوبه خود مشکل ساز باشد، چرا که این جلوگیری موجب اشکال وبی می شود. این گرافیک های کوچک گاه درخواستهایی به سرویس دهنده می فرستند. اینها می توانند در عوض اطلاعاتی چون آدرس IP کامپیوتر، زمان و مدت خواندن و اطلاعات دیگری که به نظر شما ربطی به آنها ندارد، به کار رود. بهسازی مفید دیگری که صورت گرفته است فیلتر نامه های ناخواسته است که از فن آوری مایکروسافت برای تشخیص هرزنامه بودن استفاده می کنند. این پیغام ها پاک نمی شوند، بلکه به پوشه خود منتقل می شوند شما می توانید با توجه به فرستنده آنهایی که نامطلوب نیستند را نجات دهید. Quick Flags پیشرفت دیگری است، برای موقعیتی که وقت کافی برای پاسخ دادن به یک میل مهم ندارید. در این حال اگر از Quick Flag استفاده کنید، میل شما در یک پوشه دیگر قرار می گیرد تا در اولین فرصت به ان پاسخ دهید. می توانید یک تقویم به صورت پهلو به پهلو در اختیار داشته باشید. همچنین می توانید توسط مجموعه ای از ضابطه ها و معیارها، میل ها را به پوشه های جست و جو بفرستید. قابلیت های فراوان دیگر نیز وجود دارد که در اینجا محال پرداختن به آن نیست.

آیا ارتقای آفیس برای شما ضروری است؟
مایکروسافت چیزی در حدود 90 درصد از درآمدش را از شرکت ها و سازمان هایی که با آنها در رابطه با آفیس طرف قرار داد است دریافت می کند. بنابراین شگفت آور نیست که اطلاعات و فضای کاری مستند- موارد لازمی برای کارهای بزرگی است که همین شرکت با آنها روبرو هستند. برای سایر افراد که چندان عجله ای به تعیف شماهای XML ندارند یا خیلی با محدود کردن محتوای مستندات خود سرو کار ندارند، آنچه عاید می شود کمتر است. با این وجود ، Outlook یک استثناء است، چرا که بهسازی های این برنامه بسیار قابل توجه قرار گیرد. متاسفانه کادر Research ، به صورتی که اکنون ارائه شده بسیار نامناسب و ناامید کننده است. این مورد که از پتانسیل تبدیل شده به یک ابزار کارآمد برخوردار است ولی در حال حاضر چیزی در حد یک تابلوی تبلیغاتی است.

نظرات (0)
نام :
ایمیل : [پنهان میماند]
وب/وبلاگ :
برای نمایش آواتار خود در این وبلاگ در سایت Gravatar.com ثبت نام کنید. (راهنما)